Der er mange krav at forholde sig til med GDPR. De kan stort set opsummeres til dogmet ”kunderne ejer deres data” og som med alt andet, man låner, skal man passe rigtig godt på det. Et af databeskyttelsens grundprincipper er princippet om datakvalitet og proportionalitet, som er baggrunden for, at man skal sørge for, at ens data er opdaterede og validerede, og det forklarer jeg nærmere om i dette indlæg.

‍

GDPR stiller ikke kun krav om, at dine kundedata skal indsamles, opbevares og anvendes inden for rammerne af en behandlingshjemmel; du har også pligt til at sørge for, at personoplysninger er.

‍

”korrekte og om nødvendigt ajourførte; der skal tages ethvert rimeligt skridt for at sikre, at personoplysninger, der er urigtige i forhold til de formål, hvortil de behandles, straks slettes eller berigtiges (»rigtighed«)” - GDPR artikel 5, stk. 1, d)

‍

Bestemmelsen stiller krav til datakvaliteten, og det betyder, at du som dataansvarlig for virksomhedens kundedata skal sikre, at jeres kundedata er opdaterede og validerede. Du bør have in mente, at det i forlængelse af kravet om rigtighed også følger, at de registrerede personer har ret til at få persondata korrigeret eller fuldstændiggjort.

Det rigtige datavask-setup kan variere alt efter hvilken type af virksomhed, I driver

Omfanget af indsatsen vil afhænge af oplysningernes karakter, deres anvendelse, indsamlingens pålidelighed og om oplysningerne er nødvendigt for at opnå formålet med behandlingen af kundedata. I bør som virksomhed aktivt tage stilling til, hvor ofte data bør opdateres I jeres nedskrevne databehandlingsprocesser ud fra et nødvendighedsperspektiv.

‍

Nedenfor får du derfor nogle gode generelle, men kronologiske råd til, hvad du og din virksomhed bør have på plads for at have GDPR-opdaterede kundedata:

1. Hvis I ikke allerede har afdækket hvilke personoplysninger, herunder kundedata, I har, så er en data mapping et godt udgangspunkt for øvrige compliance-tiltag.
2. Dokumentér årsagen til, at personoplysningerne er nødvendige for opfyldelsen af formålet.
3. Etablér og implementér en procedure for en ongoing opdatering af kundedata, der angiver Det kan være svært at navigere i at skulle foretage al datavask manuelt, og derfor bør du anvende automatiserede værktøjer eller processer til at sikre en løbende validering og opdatering af dine kundedata. Både for at sikre, at data er korrekte, når du registrerer kunder i din kundedatabase samt en efterfølgende løbende opfølgning på, om personoplysningerne fortsat er korrekte.

‍

Når du har styr på ovenstående, sikrer du, at de personoplysninger, du har indsamlet om dine kunder, behandles i overensstemmelse med GDPRs krav til relevans og rigtighed. Den juridiske øvelse skal inkorporere ikke kun de praktiske, men også de forretningsmæssige overvejelser, når opdateringsfrekvenser og løsningen for datavask skal besluttes.

‍

Din forretning vinder også på validerede og opdaterede kundedata

Ovenstående processer kan grundlæggende opsummeres til ”god data management”, og det har flere fordele i forretningen:

1. Værktøjer, der sørger for, at dine data er opdaterede, sørger også for, at dine data er strukturerede, og det gør det muligt for dine IT-systemer at læse data på tværs
2. Strukturerede og opdaterede kundedata gør, at dine kundeanalyser og din kundesegmentering bliver mere præcise, og du kan blende dine kundedata med eksterne variable, fx fra offentlige registre om kundernes boligforhold eller anden viden, der kan hjælpe dig i din forretning
3. Du giver dine kunder et mere professionelt indtryk og hjælper dem med at få opdateret sine data, når de glemmer at melde flytninger eller telefonnummerskift til dig

Der er alt i alt mange gode grunde til, at du skal få fastlagt jeres politikker og procedurer i forhold til validering og opdatering af jeres kundedata – og er du i tvivl om, hvor slemt det står hos jer, kan du enten lave en lyntest eller bestille en analyse af jeres datakvalitet.

‍